Não é difícil chegarmos ao final do dia pedindo umas horas a mais para terminarmos ‘aquela’ tarefa que ficou pelo meio, ou para começar o projeto que estamos ensaiando há dias. A sensação de que o dia não é mais capaz de comportar todas as nossas tarefas tem se tornado cada dia mais comum. Algumas vezes ela é verdadeira e, em outras, ela apenas reflete nossa incapacidade de gerenciar melhor nosso tempo e nossas tarefas.

No segundo caso, é possível mudar, e para isso seguem algumas dicas que podem nos ajudar a otimizar nosso tempo e a realizar nossas tarefas com mais eficiência:

1 – Use uma agenda

A primeira coisa que se deve fazer é ter uma ferramenta que faça a captação e a organização as tarefas, que pode ser uma agenda ou algo mais sofisticado. De todo modo, contar com esta ferramenta é fundamental: é sabido que, a partir do momento em que você não descreve suas tarefas em algum lugar, sua cabeça fica ocupada com o que você deverá fazer, tirando o foco do que você está fazendo no momento e, consequentemente, reduzindo sua produtividade.

2 – Determine o tempo de cada tarefa

É importante definir quanto tempo será dedicado à cada tarefa e tê-lo em mente. Há as pequenas tarefas, que levam apenas cinco minutos e há outras, que podem levar dias, semanas ou meses. É preciso separá-las e classifica-las, determinando prioridades e prazos. Além disso, uma visão global das tarefas pode permitir o agrupamento de várias pequenas, transformando-as em um projeto.

3 – Sistematiza e execução das tarefas

É sempre bom contar com ferramentas que nos ajudem na execução das tarefas. A boa produtividade depende da sistematização da execução. Por exemplo, há uma lista de tarefas, temos que realiza-las uma a uma, focando cada uma delas e executa-las até o fim. Um exemplo é a utilização da técnica de Pomodoro, segundo a qual quebramos o período de trabalho em períodos de tempo de, no máximo, 25 minutos, que seria igual a um pomodoro. A cada pomodoro, tira-se um descanso de cinco minutos. Isso porque 25 minutos é o máximo que se consegue ficar concentrado, havendo dispersão a partir daí.

4 – Use aplicativos

Por fim, devemos utilizar aplicativos – ultimamente há muitos – que integrem a lista de tarefas com smartphones e com o browser do computador, permitindo acessar e lançar novas informações, comentários e novas tarefas. Hoje há vários, como o Remember the Milk e o Do It Tomorrow, que vão ajudar mais a quem já tiver a prática do gerenciamento de tarefas. Para quem não tem, eles podem ser substituídos pelo post-it, papel e caneta. O importante é contar com um sistema que nos ajude a lembrar de nossas tarefas. A vantagem dos aplicativos é que eles nos fornecem informações como estatísticas de produtividade e volume realizado.

O tema é complexo e há muito mais a ser explorado, mas com estas dicas já é possível estabelecer uma metodologia de trabalho e, com ela, ser mais eficiente na execução das tarefas e no gerenciamento do tempo.

Daniel H. Carrara de Azevedo - Gerente de projetos Web da Sankhya

Fonte - administradores.com.br